اتوماسیون اداری

چکیده
اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT  به بروکراسی اداری است.ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. (رحیمی کیا و همکاران،۱۳۹۰).

اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیکی رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی اتوماسیون اداری را از داده پردازی سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازدارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتیاطات به هر دو صورت شفاهی وکتبی است . به طور مثال پست الکترونیک، فاکس، کنفرانس ویدئویی، تابلو اعلانات الکترونیکی و….(مک لوید[۱]،۱۳۸۷،ص۴۷۱).

با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفیدجهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه امکانات موجود در سازمان می باشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده  و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد. در این فرآیندحذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و افزایش بهره وری عملی می گردد.

اتوماسیون اداری توسط کسانی که در دفاتر کار می کنند به کار گرفته می شود.از آنجائی که یک دفتر می تواند شامل هر چیزی از یک طبقه سوئیت گرفته تا یک محوطه محصور در یک انبار کالا باشد.بنابراین دامنه استفاده کنندگان از اتوماسیون اداری گسترده است به طور کلی سه گروه از اتوماسیون استفاده می کنند.مدیران، منشی ها و کارمندان دفتری.

صرافی زاده در کتاب فن آوری اطلاعات و کاربرد آن در سازمان مزایای اتوماسیون اداری را به دو بخش مزایای مستقیم مانند:افزایش خدمات، صرفه جویی در وقت ونیروی کار. و مزایای غیر مستقیم مانند:وابستگی کمتر به سایر ادارات، نیاز کمتر به تشریفات، فزایش وظایف شغلی ورضایت بیشتر مشتریان تقسیم می نماید.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۶۵).

منبع : مقاله اتوماسیون اداری